Allgemeine Tipps für Ihre Feier

Ganz wichtig: es soll sich hier natürlich nur um Anregungen handeln. Je nach individueller Situation und persönlichem Geschmack können im Einzelfall auch ganz andere Vorgehensweisen sinnvoll sein.

Viele dieser Tipps werden Ihnen längst bekannt sein oder selbstverständlich erscheinen, aber wenn nur eine einzige neue Idee dabei ist, hat sich das Lesen vielleicht schon gelohnt.

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Sperrzeit

Klären Sie bei der Buchung der Räumlichkeit unbedingt, ob Sie eine Sperrzeit beachten müssen. Falls Sie nicht selbst wünschen, dass die Feier definitiv zu einem bestimmten Zeitpunkt zu Ende sein soll, sollten Sie auf jeden Fall eine möglichst lange Sperrzeitverkürzung beantragen. Das kostet zwar etwas Geld, aber dafür müssen Sie Ihre Feier nachher nicht abbrechen, wenn die Party noch in vollem Gange ist.

Es kann im Zweifelsfall sinnvoll sein, das zu beachtende Zeitlimit ausdrücklich und gegebenenfalls auch schriftlich mit dem Wirt vorab zu vereinbaren – wir erleben immer wieder Gastgeber, die aus allen Wolken fallen, wenn sie um 1.30 Uhr mitgeteilt bekommen, dass „in einer halben Stunde aber definitiv Schluss“ sei…

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Raumgröße

Der Stimmung auf einem Fest ist es im Allgemeinen zuträglich, wenn Sie die Räume und vor allem die Tanzfläche eher zu klein als zu groß dimensionieren. Eine sehr großzügige Tanzfläche beispielsweise erfreut zwar professionelle Standard-Tänzer, viele andere fühlen sich dagegen eher wie auf dem „Präsentierteller“. Bei großen Räumen kann man gegebenenfalls durch Bistro-Tische, Pflanzen oder ähnliche Tricks Flächen zumindest optisch verkleinern.

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Raumeinteilung

Wenn Sie bei Ihrer Feier „Sitzbereich“ und „Tanzfläche“ in verschiedenen Räumen vorsehen, hängt der Ablauf des Abends extrem von der Mobilität der Gastgeber und der Gäste ab. Befindet sich die Tanzfläche nämlich in einem Nebenraum, so hat der DJ in der Regel nahezu keine Chance, aktiv auf das Publikum einzuwirken. Er ist stattdessen darauf angewiesen, dass die Gäste aus eigenem Antrieb zum Tanzen herüberkommen. Günstiger ist es daher in der Regel, wenn in dem Raum getanzt wird, in dem das Publikum auch sitzt.

Falls Sie vorhaben, nach dem Essen eine Bar zu eröffnen, denken Sie bitte daran, dass diese oft eine erhebliche Anziehungskraft ausübt. Platzieren Sie eine Bar daher wenn irgendwie möglich bitte nahe der Tanzfläche, da Sie sonst manche der Gäste möglicherweise nie oder erst sehr spät beim Tanzen sehen werden.

Platzierung der Tanzfläche innerhalb des Raumes
Idealerweise sollte sich die Tanzfläche nicht in der Mitte des Raumes befinden, sondern eher am Rand. Der DJ hat dann einerseits direkten (Blick-)Kontakt zu den Gästen, kann jedoch andererseits die Musik- und Lichtanlage so anordnen, dass sich deren Wirkung auf die Tanzfläche konzentriert. Eine hufeisenförmige Anordnung der Tafel – mit der Tanzfläche in der Mitte der Tische – hat dagegen den Nachteil, dass sich hier eine gleichmäßig laute Beschallung des Tanz- und des Sitzbereichs kaum verhindern lässt.

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Platzierung der Gäste

Wenn Sie die Auswahl haben, platzieren Sie bevorzugt jüngere Gäste an den Tischen, die an die Tanzfläche angrenzen, da es dort ziemlich unvermeidlich ab dem Beginn der Party etwas lauter sein wird als weiter hinten.

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Zeremonienmeister

Sollten Sie sehr viele Beiträge aus dem Publikum erwarten, kann es sinnvoll sein, den Gästen schon im Vorfeld einen „Zeremonienmeister“ zu nennen, der die geplanten Beiträge koordiniert und der dann am Abend der Feier Sie als Gastgeber bei allen anfallenden organisatorischen Aufgaben unterstützt.

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Ablaufplan

Natürlich ist es insbesondere bei größeren Veranstaltungen oft sehr sinnvoll, den Ablauf zumindest in groben Zügen zu planen. Bei dieser Gelegenheit lässt sich dann auch gleich überprüfen, ob wirklich an alle möglicherweise relevanten Punkte gedacht wurde. Für die Feier selbst empfehlen wir allerdings, den Ablauf nicht auf die Minute genau zu organisieren. Da fast immer manches anders kommt als geplant, sorgen allzu präzise Zeitpläne eher für unnötige Hektik, da es dann natürlich zu ständigen „Abweichungen“ kommt.

In Bezug auf den Ablauf einer Feier hat es nach unserer Erfahrung oft bewährt, möglichst nicht allzu spät eine erste Tanzrunde einzuplanen. Meistens ist es für den Ablauf günstiger, einen Wechsel zwischen „Show-Blöcken“ und Tanzrunden vorzusehen als nach dem Essen erst noch alle Reden und Beiträge und dann erst zu später Stunde einen reinen Partyteil.

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Kinder

Je mehr Kinder auf einer Feier erwartet werden, desto wichtiger kann eine gut organisierte Betreuung der kleinen Gäste sein. Ideal ist hier eine Spielecke oder sogar ein Nebenraum, in dem zumindest ausreichend Spielsachen, vielleicht sogar auch ein eigens engagierter Betreuer bereitstehen.

Wer selbst Nachwuchs hat, wird i.d.R. bestätigen können, dass Kinder sehr ungern lange auf ihr Essen warten. Häufig wissen sie außerdem die für die Erwachsenen vorgesehenen Leckereien bei weitem nicht angemessen zu würdigen. Fragen Sie doch die Eltern, ob es nicht eine gute Idee wäre, den kleinen Gästen statt des „offiziellen“ Menüs ein spezielles Kinderessen zu servieren (bewährt hat sich alles, was mit Ketchup essbar ist und vor allem viel Eis) und sie dann zum Spielen zu entlassen.

Wenn ausreichend viele Kinder unter den Gästen sind, machen unsere DJs gerne auch eine Kinder-Disco-Runde. Jeder unserer DJs hat einige der populärsten Hits dieser Zielgruppe immer dabei und sorgt damit bei den kleinen Gästen (und deren Eltern, Onkeln, Tanten und Großeltern) für große Begeisterung.

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Internationale Feiern

Bei Feiern mit einem international gemischte Publikum hat es sich bewährt, so weit wie möglich Musik zu spielen, die in allen Kulturkreisen bekannt und beliebt ist. Interpreten wie Frank Sinatra, Michael Jackson, Justin Timberlake, David Guetta, Shakira und ähnliche kennt und mag (fast) jeder, während bei sehr länderspezifischen Songs immer die Gefahr besteht, dass zwar ein Teil der Gäste begeistert ist, die anderen aber gar nichts damit anfangen können. Natürlich soll jede Gruppe auf Ihre Kosten kommen (daher bitte am besten schon vorab mit dem DJ besprechen, welche Songs bei den einzelnen Fraktionen ganz besonders große Hits sind), aber insgesamt ist die Stimmung meistens dann am besten, wenn alle gemeinsam auf allgemein bekannte Musik feiern.

Zu diesem Thema auch interessant: Wie ist die Situation bei einer Veranstaltung mit vielen internationalen Gästen?

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